En trois ans, les besoins des travailleurs ont complètement évolué et le télétravail a pris une grande place chez les actifs. Pour aider les équipes, Microsoft a créé un outil de travail collaboratif, appelé Microsoft Teams. Zoom sur ce nouveau logiciel et sur les fonctionnalités qu’il propose.
Plan de l'article
Fonctionnalité pour les réunions
Teams est une plateforme avec un ensemble d’applications qui permet de créer des visioconférences, et de travailler avec des collaborateurs internes et externes à l’entreprise. Il existe une version gratuite et chaque personne disposant d’une licence pour Microsoft 365 possède l’application Teams.
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Sachez également qu’il existe trois versions, avec les mêmes fonctionnalités :
- Teams Online, directement depuis votre navigateur habituel
- Application de bureau à télécharger sur le PC
- Application mobile, compatible avec tous les systèmes d’exploitation
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Grâce à ces différents moyens de connexion, vous pouvez suivre vos réunions et dossiers partout, et vous servir de toutes les fonctionnalités, où que vous soyez.
Outil de visioconférence
Teams est un logiciel qui permet de réaliser des visioconférences avec des centaines de participants. En effet, ce sont 1 000 collaborateurs que vous pourrez convier à une réunion via ce logiciel. La visioconférence de Teams est très complète. Il est possible de partager son écran pour présenter des fichiers, une vidéo de présentation, des PowerPoint, etc.
Sachez que vous pouvez convier des participants à vos visioconférences, qui ne travaillent pas avec l’outil. Comme tout bon outil de visioconférence, vous pouvez encadrer les ouvertures et fermetures des micros et des caméras, ou encore, modifier les arrières-plans, en cas de besoin.
Le mode Ensemble
Le mode Ensemble rend les réunions d’équipe plus personnelles et ludiques. Il facilite les échanges en intégrant tous les participants dans la même pièce. Cela ressemble à des petites scènes personnalisées au milieu d’un amphithéâtre, d’une table ronde ou d’un cinéma, par exemple, vous choisissez le décor.
Organiser des webinaires
L’organisation d’un webinaire sert à présenter un projet, lancer un produit, diffuser l’actualité de l’entreprise, etc. Un webinaire peut regrouper des milliers de personnes. C’est la raison pour laquelle, Teams permet d’organiser des webinaires avec un public de 20 000 personnes.
Comme Teams est synchronisé avec votre agenda, vous n’aurez qu’à créer un événement et inclure les contacts pour envoyer les informations du webinaire. De plus, vous aurez un lien qui facilitera la diffusion au grand public.
La traduction en direct de vos réunions
Microsoft Teams sait parler une cinquantaine de langues. Si vous travaillez avec des collaborateurs étrangers, vous pouvez activer les sous-titres et obtenir une traduction en direct de vos réunions. C’est la fonctionnalité idéale pour faciliter les échanges et le travail à l’international. Pour les webinaires, la fonctionnalité permet de traduire en six langues, simultanément.
Fonctionnalité pour le travail collaboratif
Microsoft Teams n’est pas qu’un logiciel de réunion. Il facilite grandement le travail en collaboration avec ses collègues. Cela permet de travailler avec une équipe comme dans un open-space, sans sortir de chez soi.
Stockage de fichiers sur le même drive
En ayant Teams et la suite Office, vous pouvez stocker tous vos fichiers, sur le même drive que ceux de vos collègues. Ainsi, chaque utilisateur peut consulter les documents de l’autre, y apporter ses modifications si besoin, etc. Comme Microsoft Teams est un outil sécurisé, vous pouvez protéger vos fichiers et partager uniquement les dossiers collaboratifs du cloud avec SharePoint.
Messagerie instantanée
Pour communiquer sans envoyer des dizaines de mails ou sans passer un coup de téléphone, vous pouvez utiliser la messagerie instantanée. Cliquez seulement sur l’icône de messagerie pour discuter avec n’importe quel collaborateur.
Il est également possible de créer des groupes et inclure uniquement certains utilisateurs dans la conversation. Cela permet de créer des discussions par service, par exemple.
Le tableau blanc interactif
Quand vous organisez une réunion d’équipe, comme un brainstorming, vous pouvez utiliser un tableau blanc interactif. Comme lors d’une réunion classique, le tableau Microsoft sert à s’exprimer et à partager des idées.
Chaque utilisateur peut écrire ce qu’il veut sur cet espace et faire émerger l’intelligence collective. Bien évidemment, il est possible d’enregistrer le tableau pour s’en resservir.
Fonctionnalité pour la gestion de projets
Microsoft Teams est un outil qui facilite le travail d’équipe, la communication et la collaboration. Il offre également de nombreuses fonctionnalités pour gérer vos projets efficacement. Voici quelques fonctionnalités utiles à connaître.
Microsoft Teams propose une vue tableau Kanban pour organiser les tâches par étapes au sein d’un projet. Les membres de l’équipe peuvent facilement créer des cartes représentant chaque tâche à effectuer et déplacer ces dernières dans différentes colonnes en fonction de leur statut : « À faire », « En cours » ou encore « Terminé ». Vous pouvez aussi ajouter des deadlines aux tâches directement sur le tableau.
Le Gantt Chart est un outil visuel très pratique pour planifier tous les aspects d’un projet, du début jusqu’à la fin. Cette vue permet de voir toutes les étapes importantes du projet, ainsi que leurs dates limites. En utilisant cela, vous pouvez avoir une estimation plus précise du temps nécessaire pour terminer le projet.
Grâce à Microsoft Teams, il devient facile et sécurisé de partager des documents avec son équipe depuis n’importe où dans le monde ! Chaque membre peut télécharger ou uploader des documents relatifs au projet directement via l’outil SharePoint intégré à Teams.
Que vous ayez des centaines voire des milliers d’utilisateurs, Microsoft Teams est l’outil idéal pour collaborer efficacement sur tous types de projets.
Fonctionnalité pour la sécurité et la confidentialité des données
La sécurité et la confidentialité des données sont des éléments clés pour toute entreprise. C’est pourquoi Microsoft Teams offre de nombreuses fonctionnalités pour garantir cette sécurité.
Teams offre une grande variété d’options pour protéger à la fois les données relatives aux utilisateurs et celles de l’entreprise. Lorsque vous utilisez Teams, vous pouvez être sûr que toutes vos conversations, fichiers partagés et informations personnelles resteront confidentielles grâce au chiffrement de bout en bout.
Microsoft a conçu l’outil dans le respect des normes ISO 27001, SOC 2 type 2 ou encore HIPAA pour n’en citer que quelques-unes. Cette conformité permet d’assurer la protection complète de vos données sensibles contre tout accès non autorisé.
Pensez à bien pouvoir gérer efficacement les permissions accordées aux membres de votre équipe concernant les fichiers partagés sur Teams. Pour cela, il existe plusieurs options disponibles :
- Attribuer différents niveaux d’accès en fonction du rôle ou du département ;
- Décider qui peut voir quoi grâce à un système intelligent basé sur les profils utilisateurs.
Cela permet ainsi une meilleure gestion des droits d’accès entre membres au sein même de votre organisation.
Piste d’audit complète
Microsoft Teams offre une piste d’audit complète pour toutes les conversations et tous les fichiers partagés au sein de votre organisation. Cette fonctionnalité permet de suivre l’activité individuelle des membres afin de détecter rapidement toute anomalie ou tout comportement suspect.
La sécurité et la confidentialité des données sont prises très au sérieux chez Microsoft. Avec Teams, vous pouvez être sûr que vos informations sont entre de bonnes mains grâce à ces fonctionnalités avancées.
