Gmail est l’une des solutions de messagerie électronique les plus prisées par les professionnels et les particuliers. En effet, il offre plusieurs fonctionnalités parmi lesquelles le chiffrement de tous vos messages, envoyés et reçus grâce à un système à la pointe de la technologie.
Mais pour jouir de toutes ses fonctions, encore faudrait-il savoir s’en servir, mais aussi et surtout connaitre les nombreux avantages de cette messagerie. Découvrez dans ce guide l’essentiel à savoir sur la messagerie professionnelle sécurisée Gmail et les raisons de l’utiliser.
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Plan de l'article
- Une solution accessible à tous
- La possibilité d’utiliser son adresse professionnelle
- Une organisation facile des mails avec Gmail
- Un grand espace de stockage à disposition
- Une sécurité accrue
- La compatibilité avec les outils de travail collaboratifs
- Les fonctionnalités avancées pour une gestion efficace des emails professionnels
Une solution accessible à tous
Avec la multiplication des appareils, il devient essentiel de pouvoir consulter ses e-mails de manière aisée. Avec la messagerie Gmail, il vous suffit juste d’avoir une connexion d’internet afin de lire ses mails, que ce soit avec l’appli sur tablette ou Smartphone, ou encore avec le Webmail depuis l’ordinateur.
Tout sera synchronisé de manière automatique et si vous supprimez un mail sur votre téléphone, il le sera automatiquement sur votre ordinateur… Vous créez un courrier sur votre smartphone ou tablette, vous pourrez même le sauvegarder en guise de brouillon et l’envoyer plus tard à partir de votre ordinateur. Par ailleurs, il ne sera pas nécessaire de définir des réglages sur chaque appareil, car tout est connecté.
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La possibilité d’utiliser son adresse professionnelle
L’outil Gmail vous offre la possibilité d’intégrer autant de comptes mail que vous désirez. Vous pouvez ainsi configurer votre adresse pro pour l’envoi et la réception de vos mails. À ce titre, trois solutions se présentent à vous :
- Vous configurez votre adresse dans l’appli Gmail simplement et Gmail consulte vos boites et transfère les messages, et ce, toutes les heures.
- Vous effectuez une redirection à partir de l’hébergeur de votre adresse vers votre adresse Gmail. Dès qu’un mail vous sera envoyé, il sera transféré de façon immédiate vers Gmail et vous pourrez par la suite y répondre en utilisant votre adresse mail professionnelle.
- Vous laissez à Google le soin d’assurer la gestion des comptes mails. C’est ce qui est communément appelé un transfert de MX. Mais pour cela, il faut au préalable souscrire à Google Apps for Work qui permet de profiter de plusieurs fonctions supplémentaires pour un tarif accessible. Cette solution vous donne la possibilité de recevoir des mails de manière instantanée.
Une organisation facile des mails avec Gmail
Avec la messagerie Gmail, vous pouvez planifier vos courriers aisément. Il vous est possible de créer des répertoires dans le but de classer vos mails par sujet, incorporer des codes couleurs pour chaque répertoire, mais aussi procéder au classement dans divers répertoires si nécessaire. Un outil de filtre vous aide aussi à traiter de façon automatique les nouveaux messages en fonction de plusieurs paramètres spécifiques.
Par exemple : vous pouvez classer dans un répertoire spécifique les mails qui contiennent un mot-clé, répondre automatiquement selon l’expéditeur, envoyer certains mails reçus à une adresse spécifique, etc. En plus de cela, vous pourrez retrouver d’anciens messages, à l’aide du module de recherche intégré.
Un grand espace de stockage à disposition
Pour chaque compte Gmail, vous profiterez d’un espace de 15 Go de stockage. Dans le cas où vous choisiriez la solution Google Apps for Work, cette capacité sera de 30 Go et plus en fonction de l’abonnement choisi. Dès lors, vous n’aurez plus besoin de faire quotidiennement le « ménage » dans vos mails afin de libérer de la place.
Une sécurité accrue
Google met tout en œuvre afin de garantir au maximum la sécurité des échanges avec leurs serveurs : mots de passe, connexion sécurisée, confirmation en deux étapes, antivirus intégré qui vérifie chaque fichier joint dans les mails, etc.
La messagerie Gmail propose également aussi un puissant filtre anti-spam qui se charge de classifier tout message perçu comme indésirable par les serveurs Google. Le plus grand avantage est que vous êtes en mesure d’interagir avec ce filtre pour en améliorer le fonctionnement.
Enfin, Gmail vous offre un accès à d’autres outils de Google. En réalité, avoir recours à cette solution de messagerie permet une prise en main facile de l’ensemble des outils de chez Google à l’instar de Google Drive qui vous permet de jouir d’une solution bureautique collaborative et non payante.
La compatibilité avec les outils de travail collaboratifs
La messagerie professionnelle Gmail a été conçue pour une utilisation professionnelle afin de faciliter la communication entre les membres d’une entreprise. Elle offre à ses utilisateurs une compatibilité avec les outils de travail collaboratif. Cette compatibilité repose essentiellement sur l’intégration directe des fonctionnalités de Google Drive au sein même de votre boîte mail.
Grâce à cette intégration, vous pouvez facilement partager des documents et travailler sur ceux-ci depuis un seul endroit. Vous disposez aussi d’autres fonctionnalités comme le partage d’agenda pour synchroniser vos emplois du temps et faciliter votre organisation interne.
Par conséquent, en optant pour la messagerie professionnelle Gmail, vous gagnez en efficacité tout en économisant du temps dans vos tâches quotidiennes. Effectivement, toutes les fonctionnalités proposées par ce service sont pensées pour améliorer la productivité de vos équipes et garantir ainsi leur réussite collective.
Si vous recherchez une solution complète qui allie sécurité maximale et simplicité d’utilisation tout en offrant un accès aux outils collaboratifs performants, alors la solution Gmail est faite pour vous !
Les fonctionnalités avancées pour une gestion efficace des emails professionnels
La messagerie professionnelle Gmail est bien connue pour sa sécurité accrue et son intégration facile avec les outils de travail collaboratif. Elle offre aussi de nombreuses fonctionnalités avancées pour une gestion efficace des e-mails professionnels qui peuvent aider à rationaliser le processus de communication.
L’une des fonctionnalités les plus utiles est la possibilité d’utiliser des filtres. Les filtres permettent aux utilisateurs de trier automatiquement leurs messages entrants en fonction d’un certain critère (par exemple, l’expéditeur ou le sujet du message). En organisant les messages dans différents dossiers, vous pouvez éviter que votre boîte mail ne devienne trop confuse et difficile à gérer.
Gmail propose aussi un système performant de recherche qui facilite encore davantage la gestion des e-mails. Vous pouvez utiliser plusieurs mots-clés pour trouver rapidement un e-mail spécifique et ainsi répondre plus rapidement aux demandes urgentes.
Gmail inclut une option « Réponses suggérées » basée sur l’intelligence artificielle qui peut aider à répondre rapidement aux courriels en proposant trois réponses possibles adaptées au contenu du message reçu.
Il existe une autre fonction appelée « Mode confidentiel ». Cette dernière donne la possibilité aux utilisateurs d’envoyer des courriels sensibles dotés d’un protocole spécialisé permettant leur auto-destruction après une période donnée. Cette option garantit donc que les informations sensibles restent confidentielles tout en éliminant définitivement toutes traces physiques ou numériques liées à ces courriers électroniques après leur expiration.
La messagerie professionnelle Gmail est une solution complète pour les entreprises qui cherchent à maximiser leur productivité tout en protégeant leurs données confidentielles. Avec ses fonctionnalités avancées telles que les filtres et le mode confidentiel, il est facile de gérer efficacement vos e-mails professionnels et d’optimiser votre communication interne.
