Les plateformes de stockage d’informations sont devenues indispensables à l’exercice de nos fonctions professionnelles tout comme pour notre usage personnel. En effet, nous sommes chaque jour responsable de la création d’un volume exorbitant de données (2,5 quintillions d’octets) que nous devons conserver dans des espaces dédiées.
Les plateformes sont multiples, mais une seule tire son épingle du jeu, rassemblant des milliards d’utilisateurs dans le monde.
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En effet, Google Drive est l’une des extensions google les plus sollicitées grâce à son aspect pratique ainsi que ses diverses fonctionnalités. Néanmoins, l’application peut présenter certaines complications en ce qui concerne son utilisation.
Les débutants sont, en ce sens, perdus devant le large panel d’options que le service offre. Cet article a pour but de vous initier à l’utilisation de Google Drive et de faire de vous des spécialistes en la matière.
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Plan de l'article
Le fonctionnement de Google Drive
Google Drive est communément apprécié par ces utilisateurs parce qu’il fournit un espace de stockage important et permet de conserver tout type de documents et de fichiers. Cependant, le service offre bien plus que cela.
Qu’est-ce que Google Drive ?
Google Drive ou Google Disque au Canada est un cloud qui offre des services d’hébergement et de partage de vos données personnelles. La première version de l’interface a été développée par la compagnie Google en 2012 et est depuis le cloud le plus utilisé au monde. Le service est compatible avec les systèmes Windows, Android, Mac OS X et Linux.
La simple possession d’une adresse Gmail vous donne droit à 15 Go de stockage supplémentaire sur la plateforme qui par ailleurs communique avec les autres extensions du moteur de recherche Google.
En effet, Google Drive propose un espace de stockage, semblable à une dropbox, pour les documents générés par Sheets, Docs, Slides, Forms ainsi que les autres outils contenus dans la suite Google.
Le cloud permet également de conserver les pièces jointes (documents, images et photos, ou bien enregistrements vidéo et audio) transférées par le service Gmail. Les fichiers balisages, archivages et PDF sont par ailleurs supportés par le service d’hébergement.
Pourquoi utiliser Google Drive ?
Le service est principalement pratique et fiable. En effet, vous pourrez stocker tous vos fichiers sur Google Drive sans risquer de les perdre. Les documents sont faciles d’accès et vous pourrez les consulter n’importe où et à n’importe quel moment. Il vous suffit de conserver vos identifiants afin d’accéder à votre espace Google Drive quel que soit l’appareil connecté que vous utiliserez et peu importe votre localisation géographique.
Il vous sera également possible d’utiliser toutes les applications du pack google directement sur votre Drive et de les partager en temps réel avec d’autres utilisateurs, ce qui est très pratique si vous avez un projet de groupe à effectuer.
Comment accéder à votre espace Google Drive ?
Il vous suffit d’accéder à l’application par le biais de votre navigateur web et renseigner vos identifiants Google. Par la suite, vous pourrez :
- Créer des dossiers : en effet, il est possible de créer des dossiers, de les importer sur l’espace d’hébergement et de les exporter hors la plateforme. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Mon Drive et parcourez les options disponibles. Pour créer des dossiers, cliquez sur la mention “Nouveau Dossier”. Vous pourrez alors renommer ce dernier et entamer votre création. Pour importer un document, exécutez la même manipulation, mais cliquez sur Importer. Concernant l’exportation, faites un clic droit sur le fichier voulu pour le déplacer, ou bien le télécharger.
- Partager des documents : vous allez pouvoir créer des dossiers sur Sheets, Docs ou bien Forms et les mettre en mode édition collaborative. En effet, il suffit d’accéder aux paramètres du fichier, puis de cliquer sur partager.
- Ensuite, vous renseignez les adresses Gmail de vos collaborateurs avant de les confirmer. Ces derniers recevront directement sur leurs boites mail une invitation à modifier le document.
Les fonctionnalités de Google Drive permettent de gagner du temps et d’optimiser votre charge de travail. C’est pour cela que nous vous conseillons d’utiliser directement la plateforme pour l’édition de vos travaux.
