La gestion administrative et financière des marchés publics obéit à des règles strictes liées à l’utilisation de l’argent public. Les aspects réglementaires sont essentiels à maîtriser pour les acheteurs comme les titulaires. Une compréhension des enjeux comptables est tout aussi cruciale pour mener à bien ces partenariats complexes.
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En effet, de la passation du contrat jusqu’au règlement final des prestations, chaque étape du marché public s’accompagne d’obligations spécifiques en termes de facturation, de justificatifs ou de traçabilité comptable. Cerner l’ensemble de ces contraintes techniques requiert une formation dédiée.
Plan de l'article
Gérer efficacement le paiement des prestations
La gestion financière et comptable est un élément clé dans la réalisation d’un marché public. En amont de la phase de paiement, il convient d’anticiper les aspects financiers dès la rédaction des clauses contractuelles. En effet, les relations financières entre l’acheteur public et le titulaire du marché s’inscrivent à la fois en amont et en aval de cette étape cruciale qu’est le paiement du prix. Vous trouverez facilement les aspects financiers et comptables des marchés publics expliqués sur des sites spécialisés.
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Une bonne compréhension des enjeux comptables et contractuels est essentielle. Il s’agit de bien cerner les pièces justificatives attendues en appui de la demande de règlement. Cela concerne aussi les mécanismes de contrôle mis en place par l’acheteur public. Ces éléments doivent être anticipés dès la rédaction du marché afin que les prestations soient réglées dans le respect des règles de la comptabilité publique.
Connaître les exigences comptables de la commande publique
L’acheteur public est tenu de respecter des règles comptables très strictes lorsqu’il s’agit d’engager des dépenses avec l’argent public. La facturation électronique est donc devenue obligatoire dans le cadre des marchés publics depuis 2017. Cette dématérialisation améliore la traçabilité des opérations comptables. Elle renforce la lutte contre la fraude.
Par ailleurs, le titulaire du marché se doit de connaître le plan comptable M14 propre aux administrations publiques. Celui-ci régit l’ensemble des opérations budgétaires, comptables et financières des collectivités. Les codes et les libellés utilisés dans ce plan comptable sont spécifiques. Leur maîtrise est indispensable pour établir des factures conformes aux exigences de l’ordonnateur.
Les règles de la TVA dans la commande publique répondent à des logiques particulières qu’il convient d’intégrer. Le taux applicable est généralement de 20 %, sauf cas particulier comme la restauration collective soumise à un taux réduit. De plus, certaines administrations bénéficient d’un droit de déduction total de la TVA.
Constituer le dossier de paiement dans les règles
Le titulaire du marché doit constituer un dossier de paiement complet et conforme au regard des obligations comptables. Celui-ci sera transmis à l’ordonnateur, qui exerce le contrôle nécessaire avant d’ordonner le règlement.
Une facture dématérialisée doit être émise via une plateforme sécurisée agréée par l’État. Celle-ci doit faire apparaître de manière exhaustive les éléments contractuels :
- numéro de marché ;
- intitulé des prestations ;
- montant HT/TTC) ;
- les mentions légales (identité des parties, dates, modalités de paiement).
Les pièces justificatives doivent impérativement être fournies pour attester de la réalité et de la conformité de la prestation. Cela concerne le procès-verbal de réception, les relevés d’heures, les bons de commande signés. Leur nature dépend des spécificités du marché.
En cas d’avance versée en début de contrat, le décompte estimatif des sommes déjà réglées doit être joint à la demande. Cela permettra à l’ordonnateur de s’assurer qu’aucun paiement n’est effectué en double.
Maîtriser les contrôles de l’ordonnateur
Afin de respecter ses obligations légales, l’ordonnateur va exercer différents contrôles sur le dossier de paiement qui lui est transmis. Il vérifiera notamment :
- La conformité de la facture au regard des spécificités du marché (numéro, intitulé, montant du marché)
- L’existence et la véracité des pièces justificatives produites
- La cohérence entre le décompte d’avance et le montant restant dû
- Le respect des délais de paiement contractuels
- L’application des bonnes règles de TVA
- La conformité aux codes du plan comptable M14
Ces contrôles doivent être compris et anticipés par le titulaire. Une réponse rapide est également attendue en cas de demande de pièces complémentaires de la part de l’ordonnateur.
Des formations sur mesure pour les titulaires
Différents types de formations peuvent être suivies par les titulaires de marchés publics ou leurs collaborateurs chargés de la gestion financière :
- Des sessions générales sur la comptabilité publique pour appréhender le fonctionnement spécifique du secteur public.
- Des ateliers dédiés à la facturation électronique pour maîtriser les outils agréés et les formats d’échange.
- Un module sur le plan comptable M14 afin d’identifier codes et libellés propres aux administrations.
- Un parcours ciblé sur la TVA dans les marchés publics pour cerner les règles applicables.
- Un module pratique sur la constitution du dossier de paiement et les pièces attendues.
- Un focus sur les contrôles de l’ordonnateur pour anticiper ses vérifications.
Il est également possible de construire une formation sur mesure en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise et de ses principaux marchés publics. L’objectif est de lever toute ambiguïté sur les aspects financiers et comptables à maîtriser.
